Control Jornada Laboral, ¿seguro que ya estás 100% cubierto con tu software actual?

A menudo, los clientes piensan «estar cubiertos» con algunas de las soluciones analógicas (papel y boli) o gratuitas existentes en Internet. Cuidado. No todos los softwares destinados a tal propósito cumplirían los requisitos imprescindibles para evitar multas en caso de inspección.

En cuanto a opciones sobre asistencia laboral, podríamos hacer la siguiente clasificación:

  • Máquinas de fichaje tradicionales: funcional pero obsoleto y costoso, que requiere de un gasto inicial y una instalación técnica unida a una dependencia del servicio técnico. Nuestra recomendación es que valores la posibilidad de sustituirla por servicios en la nube, los cuales tienen ventajas económicas y son más sencillos de utilizar.
  • Sistemas de control biométrico: es un caso similar a las máquinas de fichaje tradicionales, con la particularidad de funcionar a través de la huella dactilar o reconocimiento facial. En este caso, debéis valorar si realmente es necesario establecer este rigor y coste en cuanto a controles de seguridad y no incumplir en materia de protección de datos.
  • Software de control de presencia: permite ahorrar un 85% en gastos de gestión, reduciendo el absentismo un 20% y permitiendo mejorar la visibilidad del rendimiento del personal, independientemente de cubrir con el imperativo legal del registro de jornada. Nos permite llevar el control de las entradas y salidas del personal de cualquier empresa, pagando por el número de trabajadores que lo vayan a usar, incorporando todas las necesidades habituales de una compañía: calendario corporativo, configuración de turnos rotativos, partidos o intensivos, exportación de informes en hoja de cálculo, etc.

Ahora bien, hay una amplia variedad de softwares para el registro de jornada de los trabajadores, pero ¿cuál escoger? ¿realmente cumplen con la normativa?

En primer lugar, el Real Decreto – ley 8/2019, establece la obligatoriedad de llevar a cabo un registro diario de la jornada laboral de los trabajadores, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, tal como expone el Estatuto de los Trabajadores. Esto implica que cada día tiene que quedar registrada la entrada y la salida, pero ¡aquí no acaba todo! Este sistema debe ser objetivo, garantizando la fiabilidad, veracidad y no alteración de los datos a posterior.

Así pues, en cuanto a la pregunta “¿puedo utilizar el calendario laboral o los cuadrantes horarios para registrar la jornada laboral de mis trabajadores?”, la respuesta es rotundamente negativa. No son aceptables para acreditar el cumplimiento, debido a que se determina una previsión sobre las horas trabajadas, la cual no es real, ya que no es posible su verificación a posterior, ni tampoco se puede demostrar la no alteración de los mismos.

Siguiendo por una misma línea, en cuanto a los registros de jornada en papel, la normativa exige guardarlos durante cuatro años, estando a disposición de los trabajadores, sus representantes legales en caso de que existan y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Independientemente de ser capaces de demostrar la inalterabilidad de los registros, ¿piensas que es práctico acumular tanta cantidad de papel y garantizar a su vez su correcto almacenamiento? ¿No prefieres ahorrar tiempo y dinero en un sistema de control de presencia como Tracketiza?

En cuanto a sistemas de software se refiere, en primer lugar, vamos a hablar sobre las aplicaciones gratuitas, sin entrar en las funciones que puedan ofrecer para registrar la jornada laboral. En este caso, el aspecto más importante a tener en cuenta es si cumplen con los requisitos legales en materia de Protección de Datos (estando demostrado que la mayoría no lo hacen), pudiendo suponer su incumplimiento cuantiosas sanciones.  Tampoco cuentan con un soporte técnico, salvo que decidas contratarlo de forma adicional, de la misma manera que determinadas funciones pueden estar restringidas. Más allá del viejo dicho de «cuando algo es gratis, el producto eres tú.». ¿Qué pasa con esos datos? ¿Dónde se guardan? ¿Están cifrados? ¿Quién y por qué almacena esos datos de forma «altruista»?

Por otro lado, en caso de Inspección, se va a solicitar la impresión de los registros que considere, su descarga in situ o su suministro en soporte informático y de forma legible y tratable, lo que quiere decir que, si está en formato Excel, debe de poderse demostrar de una manera inequívoca que el trabajador ha registrado el inicio y la finalización de la jornada y a su vez, el método utilizado tiene que validarlos, indicando su no alteración o modificación.

¿Quieres correr el riesgo de no estar totalmente cubierto frente a la nueva normativa?

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